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Preguntas frecuentes (FAQ'S)

¿Qué es una factura electrónica? - Es el documento mercantil en formato electrónico que se ha generado por medios informáticos, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal. La factura electrónica contiene los mismos datos que la factura en papel, y va firmada electrónicamente utilizando un certificado digital reconocido. Tiene la misma validez legal que la factura en papel.

¿Existe legislación al respecto? 

Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público

Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público

Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas

Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio, por la que se modifican la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, y la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas

¿En qué consiste y quién puede presentar una facturación electrónica? - Consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. Cualquier persona que disponga de un certificado electrónico reconocido no revocado de los aceptados por el Ayuntamiento puede presentar una factura en el sistema. No se requiere el alta en el sistema para la presentación de facturas.

¿Quiénes están obligados a presentar facturas electrónicas a las administraciones públicas? - Aunque, como se indica en el apartado anterior, cualquier persona voluntariamente puede presentar facturas electrónicas, a partir del 15 de enero de 2015, las personas jurídicas están obligadas a presentarlas. Se exceptúan de esa obligación las facturas con un importe total hasta 5.000,00 €.

Están obligadas los siguientes tipos de personas jurídicas: Sociedades anónimas, Sociedades de responsabilidad limitada, Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española, Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria, Uniones temporales de empresas, Agrupaciones de interés económico, Agrupaciones de interés económico europea, Fondos de Pensiones, Fondos de capital riesgo, Fondos de inversiones, Fondos de utilización de activos, Fondos de regularización del mercado hipotecario, Fondos de titulización hipotecaria o Fondos de garantía de inversiones. 

Excepciones a la obligación de enviar facturas electrónicas al Ayuntamiento.

Podrán enviarse en papel las facturas por importe de hasta 5.000,00 €. Esta regla tiene las salvedades que se detallan en los dos apartados siguientes:

  • Los proveedores que hayan estado obligados a presentar en formato electrónico alguna factura, en adelante, estarán obligados al uso de la factura electrónica en todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios.
  • Los adjudicatarios de procedimientos de contratación estarán obligados a expedir y remitir factura electrónica cuando el importe de adjudicación sea superior a 5.000 euros, con independencia del importe que se facture en cada caso.

Por ejemplo: Una persona jurídica con adjudicaciones superiores a 5.000,00 € anteriores a la entrada en vigor de la Orden Foral no tendrá obligación de emitir factura electrónica si esta es de importe hasta 5.000,00 €. Por el contrario una persona jurídica con varias adjudicaciones posteriores a la entrada en vigor de la orden foral, tendrá obligación de emitir todas sus facturas en formato electrónico si por lo menos una de estas adjudicaciones es superior a 5.000,00 €.

¿Qué es el Punto General de Entrada de facturas electrónicas del Ayuntamiento? - Para facilitar las relaciones con sus proveedores todas las administraciones públicas deben tener un Punto General de Entrada de Facturas electrónicas. A través de este punto los proveedores pueden presentar sus facturas electrónicas y consultar la situación de sus facturas. Es decir, es un canal a través del cual los proveedores envían sus facturas electrónicas y reciben información acerca de su tramitación. El Ayuntamiento ofrece a los proveedores su PGEFe, que es un servicio propio.

¿Puede el Ayuntamiento recibir facturas electrónicas desde el Punto General de Entrada del Estado? - Si, el Ayuntamiento se ha adherido al PGE de Facturas electrónicas del Estado.

¿Qué formato electrónico de facturas admite el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas del Ayuntamiento? - El denominado "Facturae".

¿Cómo es el archivo "Facturae"? - Es un fichero de texto, con extensión "xml" o "xsig", y que internamente tiene una estructura normalizada con etiquetas y jerarquías, descritas en este enlace

¿Cómo puedo generar un archivo "Facturae"? - Las aplicaciones informáticas de contabilidad y facturación que habitualmente emplean las empresas tienen módulos adicionales para la generación de facturas electrónicas en formato xml "Facturae". Muchas entidades bancarias ofrecen el servicio de generar al cliente el facturae y enviarlo, aunque no suele ser gratuito.

Ya tengo un fichero xml en formato "Facturae". ¿Es una factura electrónica válida? - Para que el fichero sea válido debe estar firmado con una firma electrónica avanzada, basada en un certificado digital reconocido. Por lo tanto, el proceso de creación de una factura electrónica tiene siempre dos pasos:

  1. Generar el "facturae".
  2. Firmarlo digitalmente.

¿Qué certificado digital puedo utilizar para firmar facturas electrónicas dirigidas al Punto General de Entrada de facturas electrónicas?

Se puede utilizar cualquiera de los siguientes certificados:

  • Camerfirma: Certificados de esta entidad de certificación.
  • DNIe (DNI electrónico).
  • FNMT: Certificados de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre.

¿Puedo enviar una factura electrónica por correo electrónico? - No es posible enviar facturas electrónicas por correo electrónico. La normativa vigente no permite utilizar ese procedimiento.

¿Cómo sé si la factura electrónica enviada ha sido recibida? - Si la factura electrónica ha sido recibida y registrada correctamente, el PGEFe enviará una comunicación con el número del Registro de entrada y salida que se le ha asignado. En el caso en que la factura no haya sido recibida, se indica el motivo del rechazo.

¿Mi factura es rechazada porque no tiene el formato facturae ¿qué tengo que hacer? - Debe comprobar que su factura está incluida en un fichero de extensión ".xml" o ".xsig" y que la versión del formato facturae es la correcta: versión3.2. Si no es así, debe dirigirse a su proveedor informático para que le informe acerca de cómo confeccionar su factura correctamente.

Mi factura es rechazada porque el certificado electrónico que empleo no es aceptado ¿Qué debo hacer? - En primer lugar, debe comprobar que el certificado que está empleando es un certificado electrónico reconocido. En el caso en que lo sea, podrá ponerse en contacto con el servicio de Intervención del Ayuntamiento con el fin de resolver el problema a la mayor brevedad.